Excel表格的9個(gè)使用技巧
創(chuàng)建篇——創(chuàng)建表格 這些你做了嗎?
巧婦難為無(wú)米之炊，首先我們需要無(wú)中生有，創(chuàng)建出表格出來(lái)。默認(rèn)情況下，Excel已經(jīng)顯示出一個(gè)一個(gè)的單元格，我們直接在其中輸入數(shù)據(jù)就可以了。當(dāng)然除了基本的輸入，創(chuàng)建表格中還有一些必備的技巧。
1. 表格加框線
默認(rèn)情況下看到的單元格線，不管是一種輔助線，打印的時(shí)候是沒(méi)有的。要想打印時(shí)顯示出表格式，就需要自己添加。選中要添加表格線的所有單元格，然后右擊它，選擇“設(shè)置單元格格式”，或者直接按Ctrl+1鍵，調(diào)出單元格格式對(duì)話框，切換到“邊框”。上面的“無(wú)”、“外邊框”、“內(nèi)部”，是針對(duì)整個(gè)表格的選項(xiàng)。如果想對(duì)表格線進(jìn)一步細(xì)化，比如只讓表格的一個(gè)邊有線，或者為單元格添加不同方向的對(duì)角線等，可通過(guò)下面的選項(xiàng)操作。中間的預(yù)覽框可以預(yù)覽效果。
2. 插入和刪除單元格
Excel表格是經(jīng)常變動(dòng)的，最常見(jiàn)的是增加或刪減表行。在某個(gè)單元格上右擊，選擇“插入”，然后在打開(kāi)的插入對(duì)話框中，可以選擇插入單元格，還是插入整行或整列。還有一個(gè)更快捷的方法，就是輸入過(guò)程中，直接點(diǎn)擊上方的“插入”下的三角按鈕，選擇插入行或列即可。刪除行或列則點(diǎn)擊“刪除”下的三角按鈕再進(jìn)行選擇。
3. 快速?gòu)?fù)制粘貼
有時(shí)候我們需要輸入1、2、3、4、5……等順序數(shù)字，如果一個(gè)個(gè)地輸入顯然太麻煩了。其實(shí)只要先輸入1和2，然后選中這兩個(gè)單元格，再拖動(dòng)它們右下角的綠色小方塊(此時(shí)光標(biāo)為十字形)，就可以快速?gòu)?fù)制出無(wú)限多的順序數(shù)字了。默認(rèn)還顯示當(dāng)前所復(fù)制到的最大數(shù)字。
4. 輸入身份證號(hào)等長(zhǎng)數(shù)字?
一旦在單元格中輸入身份證這樣一長(zhǎng)串的數(shù)字，往往會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成科學(xué)計(jì)數(shù)法，看起來(lái)很不方便。這種情況下，選中單元格(如果該列都為身份證號(hào)則選中該列)，然后選擇“設(shè)置單元格格式”，把數(shù)字的種類改成“文本”即可。這樣再輸入長(zhǎng)數(shù)字就不會(huì)被自動(dòng)轉(zhuǎn)換了。
潤(rùn)飾篇——修飾表格 更美更直觀
Excel表格創(chuàng)建完成后，接下來(lái)就是讓表格更好看一些，進(jìn)行一些格式的修改，以及生成圖表等。
5. 修改字體和對(duì)齊方式
Excel默認(rèn)是11號(hào)等線體，如果你為了美觀想要改變成其他字體，可以右擊要修改的單元格(或選中多個(gè)單元格后右擊)，此時(shí)右鍵菜單中會(huì)自動(dòng)顯示字體、字號(hào)的選項(xiàng)，直接進(jìn)行設(shè)置修改就可以了。當(dāng)然也可以選中單元格后，在上方的工具欄中進(jìn)行修改，無(wú)需右擊。
當(dāng)單元格中的文字內(nèi)容較多時(shí)，就涉及到對(duì)齊方式的問(wèn)題，同上字體的修改，可以同時(shí)設(shè)置不同的對(duì)齊方式。這里需要注意的一點(diǎn)時(shí)，一般需要設(shè)置“自動(dòng)換行”，這樣就不用擔(dān)心內(nèi)容太多顯示不全的問(wèn)題了。
6. 格式刷的使用
格式刷可以快速設(shè)置相同格式。選中某個(gè)單元格之后，點(diǎn)擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡左側(cè)的格式刷圖標(biāo)，然后在目標(biāo)單元格上點(diǎn)擊，該單元格的格式即自動(dòng)與源單元格同步了。
7. 一鍵快速制圖表
對(duì)數(shù)據(jù)最好的裝飾，就是將它轉(zhuǎn)換成圖表。選中相應(yīng)的數(shù)據(jù)后，右下角即顯示一個(gè)快速分析的小圖標(biāo)，點(diǎn)擊圖標(biāo)展開(kāi)它，切換到“圖表”，選擇“柱形圖”即可生成快速圖表了。當(dāng)然也可以選擇其他的圖表樣式。
統(tǒng)計(jì)篇——表格統(tǒng)計(jì) 效率再加速
Excel最強(qiáng)大的部分，就是它的計(jì)算能力，這些不是一兩個(gè)技技巧所能解釋得清的。下面的兩個(gè)小技巧，只不過(guò)是常會(huì)用到的Excel計(jì)算而已。
8. 快速求和、求平均值