一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于
等于1500 元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000 元的工資總額以“棕色”
顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件
格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選
中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按
鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字
體設(shè)置為“藍色”;小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。
3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
二、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)
據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個
體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A 列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企
業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1 中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C 列)，執(zhí)行“數(shù)
據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允
許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工
業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，
確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，
選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C 列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類
別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D 列單元格(如D4)，單擊下拉按
鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該
列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。
三、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，
方便隨時調(diào)用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。
在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新
菜單”拖到菜單欄。
按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常
用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任
選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操
作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在
彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話
框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”
等)文件夾，并選中該工作簿文檔。
重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常
用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影
響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按
鈕的功能。
四、制作“專業(yè)符號”工具欄
在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，
我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏
名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。
選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到
某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。
仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈
出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)
中出現(xiàn)一個工具條。
切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的
“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2 個秘技的第1 點對它們進行命
名。
4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，
打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1 等)，確定退出。
重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)
符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。
五、用“視面管理器”保存多個打印頁面
有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選
中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打
印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添
加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊
“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印
視面。
4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格
名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)
置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK 了。
六、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不
是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”
標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一
車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排
序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按
鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進
行了排序。
七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開
“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，
然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕
退出。
3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，
設(shè)置好密碼后，“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel
的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，
這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反
復切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)
據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按
鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。
以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法
(輸入法列表中的第1 個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸
入法自動關(guān)閉。
九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看
吧。
1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小
寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確
定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮
“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。
十、在Excel 中自定義函數(shù)
Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個
函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函
數(shù)：
1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic 編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快
捷鍵)，打開VisualBasic 編輯窗口。
2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。
以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面
呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中
需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。
2.在按住Ctrl 鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，
同時選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)
色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖
片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”
遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
十二、用連字符“&”來合并文本
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連
字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D 列合并到一列中)。
1.在D 列后面插入兩個空列(E、F 列)，然后在D1 單元格中輸入公式：
=B1&C1&D1。
2.再次選中D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D 列下面的單元格
中，B、C、D 列的內(nèi)容即被合并到E 列對應的單元格中。
3.選中E 列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F 列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘
貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確
定”按鈕，E 列的內(nèi)容(不是公式)即被復制到F 列中。
4.將B、C、D、E 列刪除，完成合并工作。
提示：完成第1、2 步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、
D 列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
生成績條
常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA
的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出
一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1 工作表的A1 至G64 單元格區(qū)域中，其中
第1 行為標題，第2 行為學科名稱。
1.切換到Sheet2 工作表中，選中A1 單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，
3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1!Aū，INDEX(sheet1!$A：$G，
INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次選中A1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1 至G1 單元格中;
然后，再同時選中A1 至G1 單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2 至
G185 單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1 至G2 單元格區(qū)域(第1 位學生的成績
條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表
中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不
進行此步及下面的操作)。
4.同時選中A1 至G3 單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按
鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4 拖拉至G186 單元格區(qū)域，為所有的成績條添加
邊框。
按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。
十四、Excel 幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel 的“搜索
函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下
面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計
數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查
看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。
十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、
Sheet3……)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的
“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元
格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。
以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)
視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。
十六、為單元格快速畫邊框
在Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，
Excel 2002 對此功能進行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表
中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊
框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框
的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，
然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不
同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色
板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對
角的斜線。
十七、控制特定單元格輸入文本的長度
你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該
輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel 就能自動判斷、即時分析并
彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel 來說，也并不難。
例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和
計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊
“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”
下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且
“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)
時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填
入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel 就會彈
出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后
方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特
殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”
啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標準，讓你的Excel 展示
出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出
Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)
調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會
需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名
“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果
我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl 鍵進行點選)。此時，我們看到Excel
的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工
作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工
作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內(nèi)容了。
但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位
置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，
再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。
這時，Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一
項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫
在Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是
數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進
表格中的內(nèi)容，Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別
是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，
將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大
小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1 單元格中
輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到
的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3 單元格中輸入“mr.weiwei”，
然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是
“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一
種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、
籍貫等信息。
如果我們想快速從A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)
格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取2 個
字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)
據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是
直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢”兩個
字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5
單元格中提取第4 個字符后的兩個字符，也就是第4 和第5 兩個字。
二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較
復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都
是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以
“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3 個數(shù)字
又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，
只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，
請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th
″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″
rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以
“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴;②如果第1 原則無效，
則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以
“3”結(jié)尾使用“rd”;③如果第1、2 原則都無效，那么就用“th”。因此，
基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。
二十二、用特殊符號補齊位數(shù)
和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫
法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符
號。其實，在Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本
格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。
比如，我們要在中A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16 位，就只
須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3 單元
格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#
″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填
充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;
如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5 單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改
為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00
″))))”，一定能滿足你的要求。
二十三、創(chuàng)建文本直方圖
除了重復輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表
中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能
重復，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。
比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E 列”作為直方圖中“預
算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G 列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根
據(jù)表中已有結(jié)果“D 列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。
具體步驟如下：
在E3 單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，
也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel 圖表功能的純文本直方圖
已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。
二十四、計算單元格中的總字數(shù)
有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中
的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，
還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1 單元格中輸入有“how many
words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″
″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”
函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得
出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。
二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
這是Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝Excel 2002 時選擇的是默認
方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工
具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”
后Excel 2002 就會自行安裝了。
完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨立的專門
用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel 的其他函數(shù)窗口一
樣，我們可以通過鼠標設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選
擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100 歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其
他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel
工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。