如果面對數百上千的文檔要整理，有沒有一種無力感，別擔心。系統(tǒng)之家告訴你如何借助PrintFolder和Excel兩款軟件，制作一個包含打開鏈接的文檔目錄，來大大提高文檔使用和管理的效率的辦法。
現在的電腦硬盤容量越來越大，下載使用過的各類文檔也越來越多，久而久之，難免會出現某些重要文檔很難找到的情況。面對成千上萬的個人文檔，即使記憶力再好的人，也不是每一次都能很快找到自己急需的文檔資料。通過Windows操作系統(tǒng)自帶的文件搜索功能，雖然能夠根據文件名稱、類型大小、包含文字等信息進行相關的文檔搜索，但搜索結果不便于保存，即使下次要查找同樣的文檔，仍然要重新進行搜索，實在有點浪費時間。其實，借助PrintFolder和Excel兩款軟件，只要經過幾步簡單的操作，就能夠快速地為某個硬盤分區(qū)或文件夾，制作一個包含打開鏈接的文檔目錄，不僅方便我們了解各類文檔的整體分布情況，而且也能夠節(jié)省一些文檔查找的時間，提高文檔使用和管理的效率。
一、獲取目標分區(qū)下的文檔信息
能夠提取指定分區(qū)或文件夾下所有文件的名稱、類型、大小等信息的軟件很多，這里選擇的是PrintFolder Pro漢化版(下載地址：)，安裝運行該軟件，首先打開左上方的“選項”標簽，單擊“編輯”按鈕，打開“高級”對話框，在“包括文件信息”標簽下選擇要提取的文件屬性，如文件全名(即文件主名+擴展名，%NAME)、文件主名(%FNAM)、文件類型(即文件擴展名，%FEXT)、文件路徑(%PATH)、文件大小(%SIZE)等，在“包括文件時間戳”標簽下中添加文件創(chuàng)建日期(%DATE)。為了方便后面創(chuàng)建訪問文件的超鏈接，還需要將文件路徑和文件名.擴展名組合成一個新的數據項%PATH%NAME添加到范例中，注意中間用“|”來分隔，以便于在Excel中進行文本分列，也可以在“范例”文本框中直接輸入字符串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME(圖1)。
單擊“排除”按鈕，打開“排除”對話框，可以設置要排除搜索的文件類型或文件(夾)名稱;單擊“更多選項”按鈕，還可以對文件夾、文件和列表進行相關的輸出設置，這里勾選“忽略空文件夾”、“全路徑”和“以KB為大小單位”等選項，即要在搜索結果中忽略空文件夾，全路徑顯示所有文件的存儲位置，以KB為單位顯示文件的大小。
回到“導航器”標簽下，選擇要建立文檔鏈接表的分區(qū)或文件夾，這里選擇E盤;在搜索文件類型中輸入*.doc;*.xls;*.ppt，查找三種常用的Office文檔類型，注意不同的文檔類型之間用半角狀態(tài)下的分號來分隔;勾選左下方的“遞歸子文件夾”和“所有級數的子文件夾”兩項，單擊“確定”按鈕之后，系統(tǒng)很快就會幫助我們搜索到該分區(qū)中所有相關文檔的指定屬性值，并自動以“|”符號分隔(圖2)。
二、在Excel中創(chuàng)建文檔鏈接表
在PrintFolder軟件右側的搜索結果框中，右擊打開快捷菜單，依次執(zhí)行“全選”和“復制”命令，復制上述搜索結果;然后打開Excel2007，將其全部粘貼到一個新工作表當中，然后選定該列數據，執(zhí)行“數據-分列”命令，通過“文本分列向導”，選擇文本分隔符號為“|”，將各個文檔屬性值分列顯示(圖3)。
根據表格內容，設置好對應的Excel表頭。如果想讓文檔目錄檢索更為方便一些，可以選定整個數據區(qū)域，將文檔按指定屬性值進行排序，這里以文件類型為主要關鍵字，以創(chuàng)建日期為次要關鍵字進行排序。在F列中插入HYPERLINK函數，該函數的作用是“創(chuàng)建一個快捷方式或鏈接，以便打開一個存儲在本地硬盤、局域網服務器或Internet上的文檔”，Link_location參數表示文件路徑，這里對應G列中的內容，Friendly_name參數表示超鏈接的名稱，這里設置為“打開”，將該函數復制應用到整列單元格，即可完成文檔鏈接的創(chuàng)建操作(圖4)。
