我們平時所看到的組織機構(gòu)圖一般是方框、線條加文字的形式，雖然看起來明了，但不夠形象。這樣的組織機構(gòu)圖顯得單調(diào)、乏味，格式抄來仿去，顯得也沒有創(chuàng)意。如果能將組織機構(gòu)圖制作成由立體實際人像組成的多維圖，當(dāng)點擊結(jié)構(gòu)圖中某個部門的熱區(qū)時，就會出現(xiàn)該部門負責(zé)人的圖片和信息(圖1)，這樣的結(jié)構(gòu)圖別出心裁，不但視覺上更加形象，而且還具有交互特性，就會更加引人注目。下面講述在PPT2016中制作此類組織機構(gòu)圖的技法。
1. 制作空白圖底
運行PPT2016后，插入一張空白幻燈片，利用“插入”選項卡中的形狀，在幻燈片中繪制出所需要的組織結(jié)構(gòu)圖，設(shè)置好形狀的樣式;將所有形狀進行組合，調(diào)整好角度、大小、位置等(圖2)。
小提示：
如果覺得某個形狀角度、大小不合適，可以單獨選中它進行調(diào)整。
2. 插入交互熱區(qū)
熱區(qū)的添加是為了當(dāng)點擊相應(yīng)熱區(qū)時，會在相應(yīng)位置出現(xiàn)人物圖片及相關(guān)介紹。
首先在組織結(jié)構(gòu)圖的每個橢圓中添加一個與結(jié)構(gòu)圖部件形狀一樣的橢圓，調(diào)整好大小，設(shè)置無邊框，填充色和背景一致，輸入各部門相應(yīng)文字。為方便管理、選擇和使用這些形狀，可點擊“開始”選項卡，點擊“編輯→選擇”下的“選擇窗格”，在右側(cè)“選擇”窗口，雙擊每個新添加的橢圓進行重命名，如“董事長熱區(qū)”、“總經(jīng)理熱區(qū)”等(圖3)。
3. 插入圖片及說明
在這張組織結(jié)構(gòu)圖中，需要用到人物的無背景圖片。對于圖片的背景處理，可以采用摳圖軟件或其他方法進行去除，這里不再贅述。插入所需要的圖片，設(shè)置圖片的陰影效果，再利用“形狀”中的直線及文本框插入人事說明，并設(shè)置好它們的格式。為了方便管理，同樣也需要對這些圖片、形狀進行重命名，如將“后勤主任1”的圖片、連線、文本框分別命名為“后勤主任1”、“后勤主任1連接線”、“后勤主任1文本框”。其他的設(shè)置也都類似(圖4)。
小提示：
在操作的過程中，如果有些圖形、形狀影響對其他對象的操作，可在“選擇”窗口通過眼睛狀開關(guān)按鈕先將其隱藏。
4. 設(shè)計動畫效果
基本的界面設(shè)計完成后，就該進行圖片、連線、說明等對象出現(xiàn)時的動畫效果設(shè)計了。這里以“董事長”的圖片、連線、文本為例來進行設(shè)置。選擇“董事長”的圖片，利用“動畫”選項卡添加動畫效果為“擦除”，效果選項設(shè)置為“自底部”，觸發(fā)設(shè)置為單擊“董事長熱區(qū)”;選擇“董事長連接線”，其動畫效果也設(shè)置為“擦除”，效果選項設(shè)置為“自底部”，開始處設(shè)置為“上一動畫之后”;選擇“董事長 文本框”，其動畫效果設(shè)置為“擦除”，效果選項設(shè)置為“自左側(cè)”，開始處設(shè)置為“上一動畫之后”。點擊“動畫窗格”按鈕，在出現(xiàn)的動畫窗格窗口，將連線和文本框的動畫效果都拖動到“董事長”這個圖片的動畫效果下面。其他圖片、連線、文本框出現(xiàn)時動畫效果的設(shè)置也與之類似(圖5)。
小提示：
如果動畫效果類似，可以先設(shè)置好一個后，用動畫刷來復(fù)制類似的動畫效果，最后再做一些小的更改。
最后，在幻燈片上添加好標(biāo)題，可以適當(dāng)進行裝飾，如設(shè)置背景等。播放看看，是不是這樣的設(shè)計與眾不同?
擴展閱讀：
為了使這個組織結(jié)構(gòu)圖得到更加廣泛的應(yīng)用，可將其轉(zhuǎn)換成Flash格式的文件。在電腦上安裝iSpring Suite 7軟件，用PPT打開這個組織結(jié)構(gòu)圖，這時PPT的選項卡就多出了iSpring Suite 7選項卡，切換到該選項卡，點擊Publish按鈕進行發(fā)布，選擇Web，根據(jù)需要在窗口中進行設(shè)置，如輸入標(biāo)題、選擇輸出文件夾等;根據(jù)需要在Player設(shè)置好播放器類型(如簡約型、帶播放控制按鈕的通用型)。一切都設(shè)置好后，點擊Publish按鈕，就能生成SWF類型的Flash文件了(圖6)。
生成的SWF文件的播放效果和PPT中的播放效果是完全一樣的，它可以嵌套在公司的網(wǎng)站中對外展示，這比起傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖，會顯得更加新穎。