一、快速計(jì)算
以人員銷售記錄表(圖1)來說，我們需要計(jì)算每個(gè)人銷量的季度合計(jì)以及所有人員的總計(jì)，這個(gè)利用WPS文字的快速計(jì)算功能即可輕松實(shí)現(xiàn)。
選中所有需要要合計(jì)的數(shù)據(jù)單元格和要顯示合計(jì)的單元格(第2-7行的2-5列單元格)，單擊常用工具欄“快速計(jì)算”圖標(biāo)后的下拉箭頭選擇“求和”，即可在選中區(qū)最后一列的空單元格中計(jì)算出各行合計(jì)數(shù)。這里可以計(jì)算的還有平均、最大、最小值三個(gè)常用項(xiàng)。同樣選中各列要總計(jì)的數(shù)據(jù)和總計(jì)行，從“快速計(jì)算”的下拉列表中選擇“求和”即可在最后一行顯示各月和季度的總計(jì)。
使用快速計(jì)算，若選中單元格區(qū)域最后一行、列的單元格非空，則會在其右、下邊的空單元格中顯示計(jì)算結(jié)果，若右、下邊也沒有空格則會自動插入一行或列顯示。不一定要選中整行或整列進(jìn)行計(jì)算，但必需是連續(xù)的單元格才能計(jì)算?？梢灾贿x中1行、列進(jìn)行計(jì)算，也可同時(shí)選中多個(gè)行列分別對各個(gè)行或列進(jìn)行計(jì)算。
二、用公式計(jì)算
快速計(jì)算只能對連續(xù)單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單計(jì)算，而很多時(shí)候我們還需要按指定公式對單元格進(jìn)行較復(fù)雜的計(jì)算，比如這張采購借款單就需要按“單項(xiàng)金額=單價(jià)*數(shù)量+費(fèi)用”進(jìn)行計(jì)算。對此就需要自己輸入公式進(jìn)行計(jì)算了，使用公式得理解WPS文字中定義單元格名稱的原則，與WPS表格一樣，在WPS文字中也A、B、C……表示列，以1、2、3……表示行，比如第4行第5列的單元格就是E4。以本例中的收款收據(jù)表格來說，第一項(xiàng)產(chǎn)品的單價(jià)為D4、數(shù)量 E4、附加費(fèi)F4、金額G4，而金額的合計(jì)則是B7。清楚這些以后要輸入公式就很簡單了。
定位到G4單元格，單擊“表格”菜單選擇“公式”，在“公式”窗口中輸入公式“=D4*E4+F4”，再單擊“數(shù)字格式”選擇“0.00”格式(圖 2)，然后確定即可得到單項(xiàng)金額。同樣在G5、G6單元格也得這樣輸入公式分別計(jì)算下面兩行。由于直接輸入單元格名稱的計(jì)算公式在復(fù)制粘貼后引用的單元格不會自動調(diào)整，因此每一個(gè)公式都得直接輸入。同理在B7輸入公式=sum(G4:G6)進(jìn)行金額合計(jì)。
你還可從“粘貼函數(shù)”的下拉列表中選擇函數(shù)參與計(jì)算，具體函數(shù)的用法可參照WPS表格程序中的函數(shù)。在“表格范圍”下拉列表中則可選擇ABOVE、 BELOW、LEFT或RIGHT分別對當(dāng)前單元格上面、下面、左側(cè)或右側(cè)的全部單元格進(jìn)行計(jì)算。只對這四種單元格區(qū)域進(jìn)行計(jì)算的公式，在復(fù)制粘貼到其它單元格后只再選中按F9刷新一下，就會自動調(diào)整計(jì)算的區(qū)域。此外，如果實(shí)在弄不清楚要計(jì)算的單元格的名稱，可從該單元格開始選中兩個(gè)單元格，單擊“快速計(jì)算”選擇“求和”，在顯示的計(jì)算結(jié)果上右擊選擇“編輯域”，從公式中就可以看到該單元格的名稱了。
注：表格公式只認(rèn)識純數(shù)字-56、1200或帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字32..058.-18.9兩種格式。有千位分隔符的數(shù)字象14,012,345.00就只會認(rèn)識第一個(gè)“,”前的數(shù)值14，若數(shù)字前有其它字符象￥則會直接按0計(jì)。因此，如果計(jì)算結(jié)果還打算用于后面的計(jì)算，那么只能選擇0.00格式或不選擇數(shù)字格式，當(dāng)然表格中的數(shù)據(jù)也必需是這兩種純數(shù)字格式的才行。至于數(shù)字后的單位等其它字符倒是不影響計(jì)算，故100%也只會被當(dāng)成100計(jì)算，因此計(jì)算有% 的單元格時(shí)記得在公式中先把它除100再算。這個(gè)希望下一次升級能解決。
三.轉(zhuǎn)換人民幣大寫金額
WPS表格公式中通過選擇“數(shù)字格式”可以設(shè)置計(jì)算結(jié)果的格式，其實(shí)在這里還隱藏了公式的另一項(xiàng)實(shí)用功能，就是可以把數(shù)字轉(zhuǎn)換成人民幣大寫金額。這功能在平時(shí)經(jīng)常編輯的證明、票據(jù)、合同中是很經(jīng)常用到的。我傘就以上例那張收據(jù)為例來轉(zhuǎn)換出合計(jì)B7的人民幣大寫金額。
定位到B8單元格，單擊“表格”菜單選擇“公式”。在“公式”窗口輸入公式為=B7，再單擊“數(shù)字格式”的下拉箭頭，選擇列表中的最后一項(xiàng)“人民幣大寫”，確定后即可自動插入大寫合計(jì)“玖萬壹仟叁佰肆拾元整”。如果你只是單純需要輸入人民幣大寫金額，那么只要單擊“表格/公式”在公式窗口中直接輸入公式為=具體金額，例：=12345.60，然后從“數(shù)字格式”下選擇“人民幣大寫”格式，確定即可輸入大寫金額“壹萬貳仟叁佰肆拾伍元陸角整”。
