寫作前的準備
我們知道做任何重要的事前都要做好準備，寫長文檔也是一樣，在寫長文檔前一定要對長文檔的寫作過程及最后的效果有大致的了解。
寫作長文檔的大體操作步驟如下：
1.確定模板，定義頁面大小，定義相關(guān)的樣式等;
2.一邊寫大綱一邊應用樣式，再充分利用WPS提供的豐富功能來方便和美化我們的文檔等;
3.自動生成目錄等;
選擇合適的模板
在WPS文字中，提供了大量的文檔模板供用戶使用。我們在寫作開始之前，通常會看看系統(tǒng)中是否有合適的“模板”可以套用，如果有相同或類似的模板，就可以直接調(diào)用或稍加修改即可使用。
操作方法：
選擇“文件|本機上的模板”菜單項，打開“模板”對話框，查看相應的選項卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，雙擊打開它，WPS就自動新建一個基于此模板的文檔
進行頁面設(shè)置
在確定模板之后，就需要設(shè)置正確的頁面，防止做好后不必要的返工。
通常在寫一篇長文檔前應該確定這個文檔做好后需要如何輸出――是打印成紙質(zhì)品，還是輸出為電子文檔(通常為pdf格式)。紙張大小是設(shè)為A4，還是B5，或是別的自定義大小。
這些設(shè)置都應該在準備寫文檔前就確定下來的，雖然說這個不是必須的，但建議讀者這樣做，尤其對于有很多圖片的文檔。如果在由很多圖片組成的一篇很美觀的文檔中，改變一下頁面設(shè)置后常變得“不堪入目”。所以，最好在寫作前設(shè)置好紙張的大小
方法：選擇“文件|頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，進行適當?shù)脑O(shè)置。
了解樣式和格式
通常情況下，很多讀者不習慣使用樣式來進行編輯，但如果需要多次對部分段落或者文字設(shè)置相同的格式時，大家都喜歡使用格式刷工具，但是如果在幾十頁甚至上百頁的長文檔中進行這樣的操作，工作量可想而知。這時候，如果使用樣式進行編輯就可以減少過多重復的人為勞動，從而提高編輯長文檔的工作效率。
因此，在進行頁面設(shè)置以后，讀者最好先定義好長文檔中要使用的樣式。其中使用修改現(xiàn)有的樣式或添加新樣式都是一個不錯的選擇。那么到底什么是樣式呢?樣式是字體、字號和縮進等格式設(shè)置特性的組合并作為集合加以命名和存儲。應用樣式時，將同時應用該樣式中所有的格式設(shè)置。
在WPS文字中，樣式分為“段落樣式”和“字符樣式”。
段落樣式是存儲整個段落定義的樣式，包含字體、段落、制表位、邊框、編號等的樣式。單擊“樣式和格式”任務窗格中的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框
字符樣式是僅僅存儲字符的樣式，包含字體、邊框的樣式，打開方法同上，把“樣式類型”框的“段落”改為“字符”即可
注意：在WPS的日常使用中比較常用的是段落樣式，尤其是對于長文檔編輯，字符樣式只有在對個別字符需要強調(diào)、突出時才使用，本技巧以段落樣式為主進行介紹。