軟件是要以能高效解決實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題為主要目標(biāo)的。當(dāng)然，我們?cè)趯?duì)軟件功能不斷全面的期待中也要學(xué)會(huì)自我完善，熟練利用現(xiàn)有功能最大限度解決各種各樣的問(wèn)題才是最佳的進(jìn)步方法。下面給大家介紹一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，通過(guò)這個(gè)例子簡(jiǎn)述WPS表格中分類(lèi)匯總的使用。
1 從實(shí)例開(kāi)始
我每日服務(wù)于所在的集體，朋友們中午的訂餐任務(wù)由我來(lái)承擔(dān)。為了付款簡(jiǎn)單，餐費(fèi)采取周結(jié)的方式，每周五我統(tǒng)計(jì)出來(lái)向大家收取，一個(gè)記錄每天訂餐信息的表格逐漸呈現(xiàn)在我面前。
應(yīng)該說(shuō)，這個(gè)表格還是很清楚的，至少需要反映的基礎(chǔ)信息都在上面了。
之所用電子表格來(lái)記錄它，就是因?yàn)槲铱梢栽跀?shù)據(jù)的最下方直接看到我本周先行墊付了多少金額，方法是在最后的部分使用函數(shù)，對(duì)于此種一次性的函數(shù)大多數(shù)朋友已經(jīng)應(yīng)用的很熟練。
但是，這還很不方便，我該向每一個(gè)人收多少錢(qián)呢?這個(gè)表格的很大特點(diǎn)是就是每天的人都不一樣，我沒(méi)有按照所有的人來(lái)排布表格?；蛘哒f(shuō)，電子表格能不能幫我個(gè)忙，把出現(xiàn)的每個(gè)人應(yīng)該給我的金額也直接告訴我。
這對(duì)于初級(jí)用戶來(lái)說(shuō)，確實(shí)是個(gè)問(wèn)題。而且我相信很多朋友都停留在這個(gè)水平。如果你去問(wèn)他關(guān)于此軟件，他們往往會(huì)有以下幾種回答：
(1) 電子表格除了這個(gè)還能干別的?
(2) 似乎還能更多些功能，但是我不會(huì)。
(3) 那功能很多了，我用不到而已。
對(duì)于(1)，建議去重新認(rèn)識(shí)電腦在日常生活中的重要性，高科技可以將人送上太空，一個(gè)電子表格只有求和功能那還不如去使用計(jì)算器。
對(duì)于(2)，我想問(wèn)您，您不打算學(xué)一招提高效率嗎?
對(duì)于(3)，我想問(wèn)，您真用不到嗎?上面的不就是問(wèn)題嗎?
2 分析問(wèn)題
如果您還不是對(duì)于電子表格一無(wú)所知，應(yīng)該會(huì)想到WPS表格中的“分類(lèi)匯總”功能，實(shí)際上我們遇到的問(wèn)題也就是將數(shù)據(jù)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)后再統(tǒng)計(jì)而已。WPS表格中有專(zhuān)屬的功能項(xiàng)，這就說(shuō)明了此類(lèi)任務(wù)的普遍性。來(lái)嘗試一下。
當(dāng)我們?cè)?ldquo;數(shù)據(jù)”中找到“分類(lèi)匯總”后，首先碰到這個(gè)對(duì)話框。
很多朋友一遇見(jiàn)陌生的字眼就開(kāi)始退縮，實(shí)際上并不復(fù)雜。軟件總是想很周全，我想的統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的金額，那至少得讓軟件知道你的想法，所謂分類(lèi)字段就是按照什么分類(lèi)，當(dāng)然是“姓名”了，匯總方式，就是“匯總什么”，顯然是要個(gè)總數(shù)，那就可以選擇“求和”，至于對(duì)什么求和，自然是“價(jià)格”了。
可能朋友對(duì)我的分析有點(diǎn)可笑，但其實(shí)很多人止步于此，軟件的思維如果和您的想法保持一致，是最容易理解的，所以請(qǐng)您一定堅(jiān)持。
但是我們最初的嘗試卻失敗了。
我甚至看到對(duì)一個(gè)人進(jìn)行匯總的，并不是把一個(gè)人名下的所有人匯總，這顯然非我所需。經(jīng)過(guò)我的觀察，可以看到匯總順序似乎是從上到下。所以我看到了當(dāng)一個(gè)人有幾個(gè)項(xiàng)目時(shí)候匯總是在名字結(jié)束時(shí)候進(jìn)行的，這就啟發(fā)我們，是不是應(yīng)該先把相同姓名的排列在一起。
顯然，這就需要數(shù)據(jù)的排序功能，它可以幫我們實(shí)現(xiàn)上述目的。
我們下來(lái)先放棄匯總，先完成排序，對(duì)“姓名”進(jìn)行排序后，又出現(xiàn)了問(wèn)題。
3 解決問(wèn)題
名稱匯總后，有些條目前面沒(méi)有了日期，這實(shí)際上是我只做表格的一個(gè)缺陷，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到軟件和人思維區(qū)別。我們可以想當(dāng)然認(rèn)為在新時(shí)間開(kāi)始前都是上一天，但軟件不會(huì)這樣，我應(yīng)該在每一個(gè)條目上都補(bǔ)上日期，這樣可以讓每個(gè)人知道那天都選擇的什么飯菜。
經(jīng)過(guò)不斷的修正，完善，思考，嘗試，一份我期待的數(shù)據(jù)匯總表格終于呈現(xiàn)在面前。
不僅將每個(gè)人的每日明細(xì)都一覽無(wú)余，還有單獨(dú)匯總和總體匯總，有了這樣一份表格，去向大家收費(fèi)，誰(shuí)還會(huì)有什么疑問(wèn)呢?
而且我們的收獲至少是：
1)軟件不是萬(wàn)能的，需要人的思考去補(bǔ)充
2) 分類(lèi)匯總要以數(shù)據(jù)排序?yàn)榍疤帷?/p>