平常單位里經(jīng)常需要打印一些二聯(lián)、三聯(lián)甚至更多聯(lián)的票據(jù)。這類票據(jù)若是用筆直接填寫(xiě)，我們可以使用復(fù)寫(xiě)紙實(shí)現(xiàn)三聯(lián)票據(jù)一次同時(shí)填寫(xiě)。但如票據(jù)和填寫(xiě)內(nèi)容都要在WPS文字中編輯打印輸出的話，同樣的內(nèi)容得重復(fù)填寫(xiě)三次，那就比較啰嗦了。其實(shí)只要用到WPS Office 2010中新增的交叉引用功能就可以在WPS文字中輕松實(shí)現(xiàn)一次輸入同時(shí)填寫(xiě)三聯(lián)單據(jù)的效果。下面就讓我們來(lái)試試看如何設(shè)置吧。
1.第一聯(lián)票據(jù)的設(shè)置
打開(kāi)WPS文字，按所需要格式設(shè)計(jì)好第一聯(lián)票據(jù)，并在最后回車插入兩個(gè)空行作為各聯(lián)的間隔，這同時(shí)也是確保在票據(jù)最后填寫(xiě)的內(nèi)容也能同步更新的需要。接下來(lái)，按Ctrl+A鍵全選所有票據(jù)內(nèi)容，單擊“插入”菜單選擇“書(shū)簽”或按Ctrl+Shift+F5組合鍵，打開(kāi)“書(shū)簽”窗口(圖1)。在窗口的“書(shū)簽名”輸入框中輸入名稱為“票據(jù)”，單擊“添加”按鈕，即可添加一個(gè)名為“票據(jù)”的書(shū)簽。
圖1
注：輸入的書(shū)簽名不能以阿拉伯?dāng)?shù)字開(kāi)頭，否則“添加”按鈕將變成灰色無(wú)法按下添加書(shū)簽。
2.二、三聯(lián)票據(jù)的設(shè)置
現(xiàn)在把輸入光標(biāo)定位到最后一行，即第二聯(lián)票據(jù)的開(kāi)始位置，單擊單擊“插入”菜單順次選擇“引用/交叉引用”打開(kāi)“交叉引用”窗口。在“交叉引用”窗口中單擊 “引用類型”的下拉列表選擇“書(shū)簽”，再單擊“引用內(nèi)容”的下拉列表選擇“書(shū)簽文字”，此時(shí)在下面的“引用哪個(gè)書(shū)簽”列表中會(huì)顯示出剛才設(shè)置的“票據(jù)”書(shū)簽(圖2)。選中“票據(jù)”書(shū)簽單擊“插入”按鈕即可在當(dāng)前位置插入第二聯(lián)票據(jù)，再單擊一次“插入”按鈕插入第三聯(lián)票據(jù)，然后單擊“取消”關(guān)閉交叉引用窗口。這樣三聯(lián)單就全部做好了。
圖2
3.加注各聯(lián)說(shuō)明
先單擊“視圖”菜單選擇“頁(yè)眉頁(yè)腳”切換到“頁(yè)眉頁(yè)腳”視圖。再單擊“繪圖”工具欄的“豎排文本框”，在第一聯(lián)票據(jù)右側(cè)拖動(dòng)插入一個(gè)文本框。在文本框中輸入說(shuō)明文字“第一聯(lián) 記帳聯(lián)”。選中文本框單擊“繪圖”工具欄的“線條顏色”選擇“無(wú)線條顏色”消除文本框邊線。接著選中這文本框進(jìn)行復(fù)制，再分別粘貼到二、三聯(lián)的右側(cè)，然后把說(shuō)明文字改成相應(yīng)的“第二聯(lián) 回執(zhí)聯(lián)”、“第三聯(lián) 存根聯(lián)”即可(圖3)。在此，一定要在“頁(yè)眉頁(yè)腳”視圖下輸入各聯(lián)說(shuō)明，否則后面刷新時(shí)第二三聯(lián)的說(shuō)明會(huì)全部消失變成第一聯(lián)的說(shuō)明。
圖3
4.一次填寫(xiě)三聯(lián)
填寫(xiě)票據(jù)時(shí)我們只要在第一聯(lián)票據(jù)中進(jìn)行填寫(xiě)即可，填寫(xiě)完成后按Ctrl+A鍵選中全文，再按下F9功能鍵刷新，二、三聯(lián)票據(jù)的內(nèi)容就會(huì)按第一聯(lián)內(nèi)容自動(dòng)填寫(xiě)完成。萬(wàn)一填錯(cuò)了需要修改也只要改第一聯(lián)再刷新一下就行了。你如果覺(jué)得每次都要全選F9刷新比較麻煩，可以設(shè)置打印前自動(dòng)刷新。只要單擊“工具”菜單選擇“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”窗口的“打印”選項(xiàng)卡下單擊選中“更新域”復(fù)選項(xiàng)(圖4)，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置返回即可。以后填寫(xiě)第一聯(lián)后直接打印，WPS就會(huì)先自動(dòng)填寫(xiě)好二、三聯(lián)再打印輸出。若不想打印只要單擊“打印預(yù)覽”也同樣可以自動(dòng)刷新域。
圖4
在此，我們?yōu)榱舜蛴》奖惆讶?lián)單據(jù)排版在同一頁(yè)中打印，當(dāng)然實(shí)際上你也可以分成三頁(yè)設(shè)置，具體操作并沒(méi)什么不同。這種方法當(dāng)然不僅僅能用來(lái)設(shè)置票據(jù)，平常大家比較常編輯的進(jìn)出貨單、介紹信、保修憑證、準(zhǔn)考證、抽獎(jiǎng)券等等也經(jīng)常會(huì)有需要同時(shí)打印二、三聯(lián)的情況吧，同樣可以用這招搞定哦。當(dāng)然實(shí)際上這也可以實(shí)現(xiàn)任意多聯(lián)的同步填寫(xiě)修改，甚至還可以配合文本框?qū)崿F(xiàn)多聯(lián)憑證的套印。
注：在查看二、三聯(lián)票據(jù)時(shí)可以按住Ctrl鍵單擊票據(jù)上的文字來(lái)快速返回第一張票據(jù)進(jìn)行修改。