對于許多經(jīng)常使用Excel排序功能的用戶來說，“排序”對話框只允許一次性設(shè)置3個關(guān)鍵字的限制實在難以滿足需要。在如圖所示的工作表中，有一個 5列數(shù)據(jù)的表格，如果需要按從左向右為關(guān)鍵字次序來排序，就成了一個難題，當(dāng)單擊菜單“數(shù)據(jù)”→“排序”后，在“排序”對話框中，無法設(shè)置“完成日期”和 “責(zé)任人”字段。
圖1 Excel表格排序
事實上，Excel的排序的關(guān)鍵字并不受上圖中這個對話框的限制，是可以按任意數(shù)量的列作為關(guān)鍵字來排序的。用戶只需要把握一個原則，就可以實現(xiàn)對超過3列的數(shù)據(jù)進行排序：在多列表格中，先被排序過的列，會在后面按其他列為標(biāo)準(zhǔn)的排序過程中，盡量保持自己的序列。
所以，對多列進行排序時，要先排序較次要(或者稱為排序優(yōu)先級較低)的列，后排序較重要(或者稱為排序優(yōu)先級最高)的列。
在本例中，因為列數(shù)并不多，甚至可以放棄使用“排序”對話框，而改用工具欄上的“升序排列”按鈕 ，依次對“責(zé)任人”、“完成日期”、“開始日期”、“項目”、“類別”列進行排序。
另外，也可以通過使用兩次“排序”對話框來完成排序：在第一次使用時，將“完成日期”作為主關(guān)鍵字，將“責(zé)任人”作為次要關(guān)鍵字;在第二次使用時，按圖121 2所示進行設(shè)置。
最近完成的排序效果如圖所示。
圖2 Excel表格最終效果