在工作學(xué)習(xí)過程中，常常會(huì)需要編寫一些固定格式的公文，這種格式基本固定的公文文檔。如果制作成一種特定的模板，就可以多次應(yīng)用，不僅可以省去大量的重復(fù)工作，而且能使文檔便于管理和查詢，對(duì)我們的工作效率有很大的提升。
這里以編寫公司每月的工作總結(jié)文檔為例，可以使用下面的技巧：①添加帶有公司字樣和圖標(biāo)的頁眉、頁腳;②每頁頁碼和總頁碼的自動(dòng)設(shè)定;③添加到模版;④制作公司的模板組。
具體操作如下：
1、新建一個(gè)文檔，單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，在頁眉上輸入“北京大興森林圖書工作室”文字，并設(shè)置頁眉的字體使用小五號(hào)字;在頁腳中輸入公司的地址(如大興黃村義和莊)和聯(lián)系電話(如010-61214542)，這里可以任意鍵入需要的公司名稱、地址和電話，如圖1所示。
圖1 在頁眉和頁腳輸入公司名稱、地址和電話
2、選中頁眉上的文字，單擊【格式】|【邊框和底紋】命令，在打開的對(duì)話框中選擇雙細(xì)線，然后設(shè)置成下邊框格式，其它的按照如圖2所示設(shè)置。
圖2 設(shè)置頁眉的下框線
3、給頁眉文字下邊加上雙細(xì)線后，用同樣的辦法，給頁腳上方加上一根細(xì)線。這樣將來打印出的文稿在頁眉和頁腳中會(huì)出現(xiàn)公司的名稱、地址和聯(lián)系方法。完成了這一步，就已經(jīng)制作好了公司稿紙的基本格式。
當(dāng)文檔不只一頁時(shí)，總希望能有頁碼來顯示內(nèi)容。通常插入頁碼的方式，只能簡(jiǎn)單地表明當(dāng)前頁是第幾頁，但沒有關(guān)于總頁數(shù)的記錄。事實(shí)上我們希望頁碼的表示方式能像郵票編號(hào)一樣，以“1-3”(1表示第一張，3表示總共有三張)的形式出現(xiàn)。要設(shè)置這種頁碼，可使用下面的操作方法。
4、首先在頁腳中單擊【插入】|【頁碼】命令，如果插入的的頁碼帶有圖文框，可以在其上右擊彈出快捷菜單，選擇【設(shè)置圖文框格式】命令，在彈出的對(duì)話框中單擊【刪除圖文框】命令。這時(shí)頁碼的位置可能會(huì)變亂，但并不要緊，適當(dāng)移動(dòng)調(diào)整到合適位置即可。
5、在頁碼右面輸入短橫線，然后單擊【插入】|【域】命令。在對(duì)話框的【類別】中選擇【編號(hào)】，右邊的【域名】中選擇【SectionPages】，單擊【確定】按鈕，在頁碼和短橫線后出現(xiàn)了整個(gè)文檔的總頁數(shù)。也可單擊頁眉工具欄中的【插入頁數(shù)】按鈕 ，就可以插入總頁數(shù)域了。
6、給文檔編寫內(nèi)容，可以設(shè)置標(biāo)題為“每月工作總結(jié)”，下面有“編寫人”、“編寫時(shí)間”、“間要說明”等內(nèi)容，接著是對(duì)本月各項(xiàng)任務(wù)完成情況的說明，也可以什么都不填，該稿紙可以作一般稿紙用，如圖3所示。
圖3 編寫工作總表模板
7、將本文檔保存為模板。具體方法是，使用【文件】菜單中的【另存為】命令或按F12鍵，在彈出的對(duì)話框中選擇【保存類型】為【文檔模板】，可以發(fā)現(xiàn)所在的文件夾變成了Office目錄下的Templates子目錄中。給模板命名為“森林圖書工作室”，單擊【確定】按鈕完成模板制作。
8、制作好模板后，使用【文件】菜單中的【新建】命令，在打開的【任務(wù)窗格】中，單擊【常用】選項(xiàng)卡，就能看到剛剛制作好的模板，如圖4所示。通過這個(gè)模板創(chuàng)建的新文檔，已經(jīng)包含了上述設(shè)置的頁眉頁腳中的內(nèi)容。
圖4 剛制作好的模板
9、在上一步驟中【新建】對(duì)話框中，可以看到有多個(gè)選項(xiàng)卡。如果一個(gè)公司有許多自己的模板，那么可以考慮在【新建】對(duì)話框中設(shè)置自己的選項(xiàng)卡。
具體方法是，在Office所在目錄下的Templates子目錄中創(chuàng)建一個(gè)文件夾，然后放入所需的模板。再次使用“文件”菜單中的“新建”命令，打開【新建】任務(wù)窗格，就可以看到對(duì)話框中的該選項(xiàng)卡了，如圖5所示。切記必須放入至少一個(gè)模板，該選項(xiàng)卡才能出現(xiàn)。
圖5 新建的模板選項(xiàng)卡