1、重新進(jìn)行頁面設(shè)置可以縮小文件
每當(dāng)文檔編輯完成后，在保存之前，都重新點(diǎn)擊“文件”菜單，選“頁面設(shè)置”打開對話框，鼠標(biāo)任意點(diǎn)擊其中的“紙張大小”或“頁邊距”等標(biāo)簽(無需改動原來的設(shè)置)，按(確定)按鈕即可，最后再保存文檔。你會發(fā)現(xiàn)，文檔變小許多。
2、多次編輯Word文檔會增加文件大小
Word文檔經(jīng)過多次編輯，其存盤后的文件迅速膨脹。筆者曾在含有數(shù)個圖片的Word文檔中，編輯了十多次圖片后，文件大小由原來的160多KB漲到1.5MB，后來將該文件拷貝到新建文檔中存盤，文件長度不過170KB。所以，當(dāng)一篇文檔經(jīng)過反復(fù)編輯并已定稿后，就應(yīng)將文檔內(nèi)容復(fù)制到新建文檔中。
3、插入不同格式的圖片會嚴(yán)重影響文件大小
在插入圖片之前，首先應(yīng)對圖片格式進(jìn)行處理。圖1是同一幅圖片以各種不同格式保存的文件大小，從圖中不難看出，插入JPG格式的文件較理想。對那些本身顏色不多的圖片，可以用較少的顏色保存，這樣也會減少存儲空間。有趣的是，在Word文檔中縮放圖片對文件大小無影響。另外，Word對插入的圖片也會進(jìn)行適當(dāng)處理，如一幅3.5MB的BMP圖片插入Word文檔后存盤，其大小為1.52MB，480KB的GIF圖片插入Word文檔后其大小為460KB。
4、設(shè)置文檔格式會影響文件大小
在文檔中設(shè)置各種字號和字體也會影響文件大小，筆者對長度為78KB的文檔做單一字號、單一字體、單一顏色的測試，它們對文件長度的影響如圖2所示。顯然，如果設(shè)置多種字體、字號、顏色，影響更大。因而在文字格式設(shè)置上不必過多渲染。