1.定位同時(shí)填寫
在WPS表格中我們可以通過定位功能快速選中指定區(qū)域中的所有空格，然后再統(tǒng)一填入無、空或斜線就行了。
用WPS 2010打開“獎(jiǎng)罰記錄”工作表，選中要填寫空格所在區(qū)域D3:G120，單擊“編輯”菜單選擇“定位”，在“定位”窗口中單擊選中“空值”單選項(xiàng)(圖1)，單擊“定位”按鈕即可選中D3:G120區(qū)域內(nèi)的所有空格。然后輸入要填寫的“無”字按Ctrl+回車鍵確認(rèn)，即可在所有選中空格填入“無”，設(shè)置后再關(guān)閉“定位”窗口即可。
若要求空格全部畫上斜線，則只要在定位選中所有空格后，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“設(shè)置單元格格式”窗口的“邊框”選項(xiàng)卡下單擊左下角的斜線按鈕為表格添加斜線邊框，確定后即可給所有選中空格畫上斜線。
2.條件格式
利用WPS表格的條件格式設(shè)置也可以快速為所有空格畫上斜線，不過只能為空格畫上斜線而已，若想填寫無或空就不行了。不過它最大的優(yōu)點(diǎn)在于以后修改單元格時(shí)無需重復(fù)設(shè)置，在空格輸入內(nèi)容時(shí)斜線就會(huì)自動(dòng)消失，而清空單元格時(shí)空格會(huì)自動(dòng)畫上斜線。
在“獎(jiǎng)罰記錄”工作表中，先選中D3再按住Shift鍵單擊G120以選中要填寫空格的D3:G120區(qū)域。單擊菜單“格式”選擇“條件格式”，在“條件格式”窗口的“條件1”下拉列表中選擇“公式”，并輸入公式為=D3=“”。單擊“格式…”按鈕，在“設(shè)置單元格格式”窗口的“邊框”選項(xiàng)卡下單擊左下角的斜線按鈕為表格添加斜線邊框
在此可能還需要單擊一下右下角的反斜線按鈕取消反斜線。然后逐一確定完成設(shè)置即可看到選中區(qū)域的所有空格已經(jīng)全部畫上了斜線。
3.使用公式
通過創(chuàng)建輔助工作表配合使用函數(shù)公式也可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填寫所有空格的效果。不過和使用條件格式不同，使用公式只能填寫無、空之類的文本，不能畫上斜線。
按住Ctrl鍵拖動(dòng)“獎(jiǎng)罰記錄”工作表的標(biāo)簽復(fù)制出另一份工作表“獎(jiǎng)罰記錄 (2)”。在“獎(jiǎng)罰記錄 (2)”表中，先選中D3再按住Shift鍵單擊G120以選中D3:G120單元格區(qū)域，輸入公式=IF(獎(jiǎng)罰記錄!D3=“”，“無”，獎(jiǎng)罰記錄!D3)(圖3)，按Ctrl+回車鍵把公式填入到D3:G120的所有單元格中。現(xiàn)在表格中的空格已經(jīng)全部自動(dòng)顯示為無了。
以后只要在“獎(jiǎng)罰記錄”工作表修改，“獎(jiǎng)罰記錄 (2)”工作表中就會(huì)自動(dòng)為空格填上無，要打印輸出時(shí)就選擇打印“獎(jiǎng)罰記錄 (2)”工作表即可。
定位空格填寫雖然簡(jiǎn)單直觀，但對(duì)于經(jīng)常修改的表格，每次修改后都得重新填一次空格也是挺麻煩的。使用條件格式可以一次設(shè)置、永久有效，應(yīng)該算是最方便、最實(shí)用的方法了，可惜只能畫斜線。而使用公式則要麻煩點(diǎn)，但同樣可以一勞永逸。建議不常修改的表格用定位空格填寫，需要經(jīng)常修改的表格就視要求用后兩種方法吧。