WPS Office 2007在最新的個(gè)人版中開(kāi)放了郵件合并功能。可以方便地在WPS文字中引用WPS表格或者EXCEL文檔中的數(shù)據(jù)了。但是，對(duì)于一些特殊格式的數(shù)據(jù)，在進(jìn)行郵件合并時(shí)，卻只能引用到原始的數(shù)據(jù)，而無(wú)法帶格式一起“引用”到WPS文字中來(lái)。
比如圖1中的B列數(shù)據(jù)，在WPS表格中，顯示為大寫(xiě)人民幣格式。
圖1 WPS表格
但用郵件合并功能引用到WPS文字中來(lái)時(shí)，卻變成與A列一樣的阿拉伯?dāng)?shù)字了(圖2)。
圖2 WPS郵件合并后效果
有沒(méi)有辦法讓B列的特殊格式“原封不動(dòng)”地引用到WPS文字中呢?在此我提供兩種方案供選擇：
第一種方法：復(fù)制粘貼法
首先在WPS表格中選中B列，按快捷鍵“CTRL+C”將其復(fù)制到剪貼板，然后打開(kāi)WPS表格，新建一空白文檔，按“CTRL+V”將剛剛復(fù)制的內(nèi)容粘貼到文檔中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)用這種辦法復(fù)制過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)格式與在WPS表格中的效果是一樣的(即大寫(xiě)人民幣格式)。接著全選WPS文字中的表格，并復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)到WPS表格中，把光標(biāo)放到B1單元格，按“CTRL+V”，這時(shí)，雖然看上去B列的內(nèi)容并沒(méi)有改變，其實(shí)其本質(zhì)已經(jīng)大不相同，先前的內(nèi)容雖然顯示為漢字，但實(shí)質(zhì)仍是數(shù)字，但經(jīng)過(guò)如此兩次復(fù)制粘貼后，B列的單元格中的內(nèi)容已經(jīng)成為文本格式的漢字了。存盤(pán)退出WPS表格，在WPS文字中用郵件合并功能引用B列數(shù)據(jù)時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它們?nèi)慷际菨h字的人民幣大寫(xiě)，而不會(huì)再出現(xiàn)阿拉伯?dāng)?shù)字了。
這種方法很好理解，也簡(jiǎn)單，缺點(diǎn)是操作比較繁瑣，恐怕為高手所不恥。另外如果A列單元格中的數(shù)值發(fā)生變化，B列相應(yīng)單元格并不會(huì)隨之變化，還需要我們?cè)俅沃貜?fù)操作一遍。那么，讓我們?cè)賮?lái)看看第二種方法吧：
第二種方法：文本函數(shù)法
所謂文本函數(shù)法，就是利用WPS表格中的TEXT函數(shù)，在WPS表格中將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換為文本，這樣，當(dāng)在WPS文字中用郵件合并功能引用時(shí)，自然就不會(huì)再出現(xiàn)阿拉伯?dāng)?shù)字了。
用WPS表格打開(kāi)源文檔，把光標(biāo)放到B2單元格，輸入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”(不含外側(cè)雙引號(hào)，所有內(nèi)容均多為半角字符)并回車(chē)，此時(shí)，B2單元格已經(jīng)顯示為大寫(xiě)人民幣格式了。再次選中B2單元格，用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)填充柄，即可將與A列對(duì)應(yīng)的所有單元格都顯示為大寫(xiě)人民幣格式。
這種方法從根本上解決問(wèn)題，且如果A列單元格中的數(shù)值發(fā)生變化，B列相應(yīng)單元格的內(nèi)容也會(huì)即時(shí)地隨之變化。唯一不方便之處在于函數(shù)的內(nèi)容比較難以記憶。其實(shí)，我們安全不必去死記硬背，這里有個(gè)小竅門(mén)(一般人我不告訴他)。
在WPS表格中，用鼠標(biāo)右擊任一單元格，在右鍵菜單中調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“分類(lèi)”中選擇“特殊→人民幣大寫(xiě)”(圖3)。
圖3 WPS設(shè)置單元格格式
此時(shí)選不要急著點(diǎn)“確定”，而是切換到“自定義”，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，在“類(lèi)型”下面的文字框中會(huì)出現(xiàn)格式代碼(圖4),沒(méi)啥說(shuō)的，選中這些代碼，按下“CTRL+C”將其復(fù)制下來(lái)備用，點(diǎn)“取消”退出單元格格式設(shè)置對(duì)話框。
圖4 WPS自定義單元格類(lèi)型
選中B2單元格，在輸入框中輸入“TEXT(A2,"")”然后將剛剛復(fù)制下來(lái)的代碼粘貼到逗號(hào)后面的半角雙引號(hào)之間，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[紅色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成!通過(guò)測(cè)試，將分號(hào)后面的內(nèi)容刪除也可正常顯示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。