首先，確定行首有4個(gè)半角空格的行是真正段落的“開(kāi)始”，而行首沒(méi)有空格的行則是段中行，其前面的段落標(biāo)記要去掉。按下“Shift+H”，調(diào)出“查找和替換”工具，在“查找”中輸入“^p ”(即^p后面跟著4個(gè)半角空格)，在“替換為”中輸入一個(gè)文中不會(huì)出現(xiàn)的特殊字符(如“￥￥￥￥”)，點(diǎn)“全部替換”。這樣，就把真正要分段的地方用特殊字符“￥￥￥￥”替換了，接下來(lái)，要?jiǎng)h除不必要的段落標(biāo)記，再點(diǎn)按下“Shift+H”，在“查找”中輸入“^p”，“替換為”留空，點(diǎn)“全部替換”，刪除了所有段落標(biāo)記，最后再按一次“Shift+H”，在“查找”中輸入先前設(shè)定的特殊字符“￥￥￥￥”，在“替換為”中輸入段落標(biāo)記(^p)，按“全部替換”，完成格式的整理。
原以為這樣操作后朋友會(huì)比較滿意，卻不斷又出現(xiàn)了新的問(wèn)題。原來(lái)，這篇技術(shù)文檔中有大量的英文資料，而英文中是沒(méi)有段首空格的習(xí)慣的。以上處理，雖然中文部分沒(méi)有什么問(wèn)題，但卻導(dǎo)致英文部分全部擠到一個(gè)“段落”中，原本要分段的地方也沒(méi)有分開(kāi)。
無(wú)奈，只好將文檔再次恢復(fù)到原始狀態(tài)。先處理英文部分。通過(guò)對(duì)英文部分的觀察，發(fā)現(xiàn)真正要分段的行末一般都有一標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而多余的段落標(biāo)記前的單詞與該段落標(biāo)記間則會(huì)有一個(gè)半角空格。于是，利用“查找和替換”功能將所有前面有一半角空格的段落標(biāo)記去掉,即在“查找”中輸入“ ^p”(^p前有一半角空格)，在“替換為”中輸入只輸入一個(gè)半角空格，全部替換。
然后再用前面的辦法，把英文中真正的段落標(biāo)記轉(zhuǎn)換為特別字符，即在“查找”中輸入“^p^$”表示回車標(biāo)記后緊跟著一個(gè)英文字母，在“替換為”中輸入“####^&”，其中“####”為設(shè)置的特殊字符，用來(lái)表示英文的段首，而“^&”則代表“查找的內(nèi)容”，也就是說(shuō)，把查找到的段首全部用“####”標(biāo)記出來(lái)，全部替換后，用前面的辦法處理好中文后(處理完成后，英文中的段落標(biāo)記也被去掉了，只留下了我們?cè)O(shè)置的“####”)，再將所有“####”替換為段落標(biāo)記即可。
至此，完成了對(duì)文檔中所有中英文的重新排版，整篇文檔排列整齊，煥然一新。