Word的特殊替換由于涉及一些特殊控制符號，許多朋友知其然不知其所以然，若要觸類旁通就比較困難。特殊替換博大精深，靈活多變，由它可以滋生出的實際應(yīng)用恐怕連Office作者們也始料不及。但如果我們能選擇一些活生生的、大家都可能用到的實例來講述它們，就易于理解，拋磚而后引玉，讀者朋友們自然就能漸漸通曉其中的奧妙。
在Word文檔編輯過程中，我們最常用的替換是內(nèi)容替換，比如將“有沒”替換為“優(yōu)美”，將Englich替換為English等。這些替換方法大家很熟悉，不必講解。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，無論普通替換還是特殊替換，操作進(jìn)入的路徑是一致的，大家最好記住用Ctrl+H快捷鍵快速啟動“查找和替換”窗口這招技巧。
一、版面格式替換
在排版過程中，我們可以搜索、替換或刪除字符格式(刪除格式其實也是一種特殊替換，將有特殊格式替換成無特殊格式)，以便提高排版效率。例如，將指定的字詞或段落成批替換為不同的顏色;將使用某類字體的段落一次成批替換為另一種字體;查找指定的格式(如加粗)并刪除或更改它。
案例：將全文的宋體字替換成雅黑字體，同時設(shè)置為加黑、斜體。
實現(xiàn)方法：
執(zhí)行“編輯→查找”菜單命令(或Ctrl+F快捷鍵)，在“查找和替換”窗口中刪除“查找內(nèi)容”文字框中的所有文字，單擊“格式”按鈕(如果看不到“格式”按鈕，請單擊“高級”按鈕)，選擇“字體”命令，然后選擇所需格式為“宋體”。
選中“突出顯示所有在該范圍找到的項目”復(fù)選框以查找滿足條件的所有實例，然后通過在其下的列表中單擊來選擇要在其中進(jìn)行搜索的文檔部分，這里選擇“主文檔”。
單擊“查找全部”，滿足條件的所有實例都被突出顯示出來了。單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉替換窗口(圖1)。
單擊“格式”工具欄上的按鈕進(jìn)行格式更改，選擇字體為“雅黑”，單擊“加粗”按鈕，再單擊“傾斜”按鈕，所做的更改應(yīng)用于所有被選中的符號條件的突出顯示文字上。
設(shè)置完畢后，在文檔任意處單擊可刪除文字的突出顯示。
案例：將全文的宋體字“劉德華”替換成雅黑字體，同時設(shè)置為加黑、斜體。
實現(xiàn)方法：在“查找內(nèi)容”框中輸入“劉德華”，其余設(shè)置同上例。
二、版面標(biāo)記替換
在普通文檔的排版過程中，我們總要用到諸如跳格制表符、段落標(biāo)記、換頁標(biāo)記等特殊分隔標(biāo)記;在長文檔或圖書的排版過程中，我們常常又會用到分頁符、分節(jié)符等特殊分隔標(biāo)記。常常見到排版工作人員在遇到需要合并或改變分隔類型的情形時，總是手動一個個變更。其實，這類變更也可以用替換的方式來完成。
案例：一本已經(jīng)排版的圖書Word文檔分節(jié)發(fā)生錯亂，現(xiàn)在需要將全文現(xiàn)有的分
節(jié)符去掉，以便重新規(guī)劃版面。
具體方法如下：
單擊“編輯”菜單中的“替換”命令。
在“查找內(nèi)容”框中，直接鍵入代表分節(jié)符的代碼^b。
保證“替換為”框沒有任何內(nèi)容，若有請刪除。
單擊“全部替換”按鈕(圖2)。
小提示：可用的版面標(biāo)志
可以在“查找內(nèi)容”或“替換為”框中使用的版面標(biāo)志代碼有如下幾種：
若要指定段落標(biāo)記，鍵入^p(選中“使用通配符”復(fù)選框時在“查找內(nèi)容”框中無效)或鍵入^13。
若要指定制表符(或稱跳格符)，鍵入^t或鍵入^9。
若要指定手動換行符，鍵入^l或鍵入^11。
若要指定分欄符，鍵入^n或鍵入^14。
若要指定分頁符或分節(jié)符，鍵入^12(替換時，插入分頁符)。
若要指定手動分頁符，鍵入^m(當(dāng)選中“使用通配符”復(fù)選框時，還將查找或替換分節(jié)符)。
三、單詞形式替換
如果你要改寫一篇英文文章的過程中涉及到不同數(shù)量、不同比較級別、不同時間點更換問題，這樣就會涉及到文章中某些名詞的單復(fù)數(shù)形式的成批替換，形容詞原級、比較級、最高級的成批替換以及動詞各種時態(tài)之間的成批替換。在這種情況下，手工一個一個單詞地處理一篇長文檔是多么可怕的一件事情。在這種情況下，同樣可以采用成批替換的方法。
案例：按詞性成批替代
例如，有關(guān)名詞的單數(shù)和復(fù)數(shù)形式成批替換：在將文章中涉及到的apple替換為orange的同時，你還希望將文章中出現(xiàn)的apples替換為oranges。
再例如，有關(guān)形容詞形式的替換：在將在講文章中出現(xiàn)的worse替換為better的同時，將也希望將全文的worst替換為best。
再舉一個例子，有關(guān)動詞詞根的所有時態(tài)替換：在將sit替換為stand的同時，也希望將全文的sat替換為stood。
實現(xiàn)方法：
用Ctrl+F或Ctrl+H快捷鍵啟動“查找或替換窗口。
如果看不到“查找單詞的所有形式”復(fù)選框，請單擊“高級”按鈕。選中“查找單詞的各種形式”復(fù)選框。
在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文字，比如上面三個例子中的apple、worse、sit。
在“替換為”框中輸入替換文字，如上面三個例子中的orange、better、stand。